Jak si co nejlépe zorganizovat čas, aneb jak to všechno stihnout - 14. část

„Členění aktivit v rámci timemanagementu“

Domnívám se, že pokud jste přečetli dosavadní články, věnované plánování času, tak již máte slušné znalosti na to, abyste si s přehledem dokázali lépe zorganizovat vlastní život. Dovolím si znovu připomenout, že je důležité uvědomit si vlastní priority a sledovat je v dlouhodobém horizontu. V terminologii manažerské praxe můžete najít pojmy pro úkoly, které nelze odložit, jako úkoly s nejvyšší prioritou, jsou to úkoly naléhavé, důležité. Ale potom existují také ty, které jsou důležité, ale nenaléhavé. To znamená ty, které jsou nezbytné pro budoucnost, nesmí se podcenit, ale můžeme na nich pracovat dlouhodoběji.

Jak rozřadit naše činnosti

Zkuste si představit pomyslnou tabulku o dvou sloupcích a dvou řádcích. Zkrátka takový obdélník se čtyřmi okénky. Do prvního okénka si napíšeme úkoly, které nelze odložit, přeložit, nevykonat. Jsou to zpravidla tzv. krizové situace, které vznikají tím, že „něco“ vzniklo náhle, došlo k poruše, podcenění informací, špatné přípravě, a nebo jsme to tak dlouho odkládali, že nyní na to máme málo času. Patří sem tedy aktivity naléhavé a důležité. Mají termín, pevné datum, jsou potřeba vykonat hned. Pokud se chceme stát profesionály v řízení času, měli bychom si osvojit plánování v našem druhém okénku tabulky, které v sobě nese úkoly nenaléhavé, ale důležité. Sem bychom řadili přípravu na podstatné události – ať už prezentace, diplomové práce, angličtinu, projekty. Zkrátka preventivní činnost, co by se dalo dělat, kdyby nastala nenadálá situace. Řadily by se sem i vize a budoucí projekty. Spadá sem i plánování, tedy to, jak se chystáte zorganizovat si svůj život v rámci např. týdenních plánů. Důležitou součástí jsou i aktivity, při kterých trávíme čas se členy své rodiny či přáteli. Určitě znáte příběhy těch, kteří se tak ponořili do své práce, že zapomněli pobývat se svými nejbližšími a kamarády. O vztahy se musí pečovat, a abychom se necítili sami a izolovaní potom např. se svými starostmi, je dobré, mít se kam obrátit, tedy na své blízké a přátele, kterým věříte, a oni věří vám. Do důležitých, ale zároveň nenaléhavých aktivit patří i kvalitní odpočinek, který může být pro každého v jiné formě, ale je nezbytný. Je to načerpávání sil, které je, z dlouhodobého hlediska, ke spokojenému životu neodmyslitelné. Jak můžeme chtít, abychom se mohli koncentrovat a podávat výborný výkon, když o sebe nepečujeme a nenačerpáváme energii?