Jak si co nejlépe zorganizovat čas, aneb jak to všechno stihnout - 12. část

„Více o naléhavosti“

V předchozí části jsem se vás ptala, zda jste si opravdu zkusili naplánovat týdenní program dle svých rolí a priorit. Zmínila jsem, že v průběhu našich aktivit se vždy objeví nějaká ta naléhavost, věc či činnost, která se zkrátka musí udělat teď hned a nemůže se odložit. Je to ale opravdu tak? Je vše, co se zdá jako naléhavé, někdy ba přímo k akci vybízející, nutkavé, nutné učinit hned?

Stále je co odkládat

Většina lidí má tendenci spoustu věcí odkládat, nechat na později, až bude mít čas, chuť, více peněz, informací, možností…. Však vás jistě napadne spousta dalších důvodů, proč něco odkládáme. Vzpomeňte si na příklad studenta, kterého čeká sepsání diplomové práce. Stále odkládá shánění literatury, tvorbu otázek do dotazníku praktické části diplomové práce, studium poznatků o vybraném tématu, až najednou moc času nemá a veškerou svoji činnost musí podřídit dokončení diplomové práce a spěchá tak, že trpí výsledná kvalita. Každý si může sáhnout do svědomí, určitě najde tu svoji aktivitu, do které se mu nechce a stále ji odkládá. Může to být cokoli – studium cizího jazyka, zlepšování své fyzické kondice, účetnictví, srovnání rodinných fotografií, úklid sklepa, příprava projektu, zkrátka cokoli z osobního nebo pracovního života. Nechce se nám začínat s věcmi, které víme, že musíme udělat, ale nijak to zatím tzv. „nehoří“ a máme na to relativně dost času. Proto nám, dokonce, může být až příjemné, že někdo za námi přijde a požádá nás, abychom pro něho něco udělali, nejlépe teď hned, zařídili, přinesli, napsali, zkrátka nás zaměstná činností, která je krátkodobá, musí se učinit hned a není tak časově náročná, jako ta, kterou víme, že stejně musíme udělat, ale až bude více času…..

Také máme daleko lepší pocit, když, během kratšího časového úseku, máme možnost pomyslně i doslova – třeba ve svém diáři – odškrtnout si více aktivit, které jsme stihli, než vědomí, že jsme celý den strávili přípravou něčeho, co není na první pohled až tak vidět – třeba sháněním informací a poznatků, které ještě nejsou ucelené a nemají konkrétní podobu.

Když naléhavost přivolá krizi

Abychom zase nezůstali u suché teorie, zkusme si ukázat otázku naléhavosti na praktickém příkladu. Představte si, že musíte zpracovat prezentaci pro své spolupracovníky na pracovní setkání, které se koná za tři týdny. Vůbec se vám do toho nechce, nemáte radost, že si nadřízený vybral právě vás, chybí vám dostatek podkladů a hlavně motivace. Je jasné, že se vám do úkolu nechce a řeknete si, že s přípravou začnete až příští týden. Odložíte to a zabýváte se jinými pracovními úkoly. Možná, že se do přípravy prezentace nepustíte ani příští týden a necháte si na ni čas až několik dní před plánovaným setkáním, na kterém máte prezentovat. Jenže, když se konečně do té přípravy pustíte, zjistíte, že knihy, ze kterých jste si chtěli něco ještě dostudovat, jsou v knihovně vypůjčené, nemáte čas zpracovat působivou prezentaci včetně konkrétních příkladů, doprovodných efektů, zpracovat písemné podklady pro své kolegy a najednou zjistíte, že jste ve stresu, protože se „vyrojilo“ spousta okolností, se kterými jste nepočítali. Prezentace je v tuto chvíli vaší prioritou, ale nemáte čas, protože trávíte najednou příliš času mimo kancelář, po večerech vás zaměstnávají rodinné povinnosti a vy řešíte, jak to vše zvládnout, abyste si „neuřízli“ ostudu. Stalo se totiž to, že důležité se stalo naléhavým, které je zdrojem stresu, obav a nejistoty a v tuto chvíli již nemáte tolik času na precizní práci a spíše řešíte krizi. A to se samozřejmě projeví na výsledném efektu, který vykazuje známky tzv. „šití horkou jehlou“.