Jak si co nejlépe zorganizovat čas, aneb jak to všechno stihnout - 10. část

„K čemu jsou dobré časové rezervy“

Již víme, že při týdenním plánování musíme začít prioritami dle jednotlivých rolí a časově citlivými daty. Poté zařaďte aktivity, které jste nestihli v minulém týdnu. Většinou to budou záležitosti, které jste odložili, protože na ně nezbyl čas. Zkuste je neodkládat do nekonečna a místo toho spíše znovu zvažte priority. Zamyslete se nad tím, zda jsou to záležitosti, které můžete ovlivnit vy sami, naplánovali jste si je proto, že je chcete dělat vy sami, a nebo proto, že je po vás chtěl někdo jiný. Držte se přitom opravdu rozdělení rolí. Na čas, který pokrývá pracovní dobu, připadnou role spojené s vaším povoláním. Osobnímu životu se zpravidla můžete věnovat např. po 18hodině. Nejde o to, abyste stále dávali nové a nové úkoly svým rolím, to by ani nebylo příliš rozumné, nedávejte si ani nereálné cíle. Cíle jsou naplněny spoustou úkolů, které mohou být stresující, daleko lepší je sledovat priority a prioritám dávat úkoly. Je to dlouhodobější činnost a přináší více uspokojení.

Nezapomeňte na časové rezervy

Při týdenním plánování je užitečné mít přehled o tom, jak je která aktivita časově náročná a počítat s časovou rezervou. Je to stejné, jako když se chystáte na delší cestu a v cíli musíte být na konkrétní čas. V tomto případě většina z vás vyjede dříve, abyste byli na místě dříve, pro případ, že byste zabloudili nebo vás nechala na holičkách navigace. Na den si neplánujte více jak sedm obsáhlejších úkolů. Při rozvrhu aktivit mějte na paměti i svoji výkonnost, která se v průběhu dne mění. Většina z nás je nejvýkonnější v deset hodin ráno a pozornost klesá v době po obědě a poté kolem 16 hodiny odpoledne. Smiřte se s tím, že ne vždy budete dokonale stíhat všechny své plány. Časová rezerva je důležitá ještě ze dvou hledisek. Budete mít prostor v případě, že vás někdo náhle osloví s prosbou o pomoc. Pokud jde o druhé lidi, nelze vše předvídat, ani z hlediska času. Nehezky zní, když je někdo v krizi a potřebuje vaši pomoc, slova:“mám na tebe deset minut, mluv“. Představte si, kdyby za vámi přišlo vaše dospívají dítě, že si chce promluvit, a vy mu takto odpověděli. Co by se stalo? Příště by za vámi už vůbec nepřišlo. A stejná situace může nastat i v zaměstnání, příště vám mohou uniknout podstatné informace jen proto, že jste neměli čas. V následujícím článku najdete povídání o věcech naléhavých a zařazení aktivit dle tzv.kvadrantů.